Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ samordnare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en administrativ samordnare som kommer att spela en nyckelroll i att säkerställa effektivitet och struktur i vår organisation. Som administrativ samordnare kommer du att arbeta nära ledningsgruppen och andra avdelningar för att samordna administrativa processer, hantera dokumentation och bidra till en smidig daglig drift. Du kommer att vara en central kontaktpunkt för interna och externa intressenter och förväntas ha en god förmåga att prioritera, organisera och kommunicera.
I denna roll kommer du att ansvara för att samordna möten, förbereda agendor och protokoll, samt följa upp på beslut och åtgärder. Du kommer även att hantera administrativa system, säkerställa att rutiner följs och bidra till förbättring av interna processer. Rollen kräver en hög grad av självständighet, noggrannhet och integritet, samt en förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en samordnande roll. Du bör ha god datorvana, särskilt i Office-paketet, och kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift på svenska. Erfarenhet av att arbeta i projektform eller med förändringsarbete är meriterande.
Som person är du strukturerad, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du trivs med att arbeta i en dynamisk miljö och har lätt för att samarbeta med olika typer av människor. Du är initiativtagande och ser vad som behöver göras, samtidigt som du har förmågan att arbeta metodiskt och följa upp detaljer.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och bidra till organisationens framgång. Du kommer att vara en viktig del av ett engagerat team där din insats gör skillnad varje dag.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Samordna och planera interna möten och evenemang
- Förbereda och distribuera mötesagendor och protokoll
- Hantera och arkivera dokumentation och avtal
- Stödja ledningsgruppen med administrativa uppgifter
- Följa upp beslut och åtgärder från möten
- Säkerställa att administrativa rutiner följs
- Bidra till utveckling och förbättring av interna processer
- Koordinera kommunikation mellan olika avdelningar
- Underhålla och uppdatera administrativa system
- Vara kontaktperson för externa leverantörer och samarbetspartners
Krav
Text copied to clipboard!- Eftergymnasial utbildning inom administration eller motsvarande erfarenhet
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana, särskilt i Microsoft Office
- Förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska
- Strukturerad och noggrann med god organisationsförmåga
- Erfarenhet av att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- God samarbetsförmåga och servicekänsla
- Meriterande med erfarenhet av projektadministration
- Förståelse för sekretess och integritet i arbetsuppgifter
- Flexibel och anpassningsbar i en föränderlig miljö
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativ samordning?
- Hur hanterar du flera uppgifter med korta deadlines?
- Beskriv en situation där du förbättrat en administrativ process.
- Hur säkerställer du att mötesprotokoll och åtgärder följs upp?
- Vilka administrativa system har du arbetat med tidigare?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter när allt känns viktigt?
- Hur hanterar du kommunikation mellan olika avdelningar?
- Har du erfarenhet av att arbeta med ledningsgrupper?
- Hur arbetar du för att upprätthålla struktur i ditt arbete?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
